体系文件是保证检测站正常运行的基本文件，按架构从上至下可以分为：质量手册、程序文件、作业指导书和记录表格，小编为大家整理总结了在编写体系文件时需要注意的6大问题！

体系文件的编写原则

在编写体系文件时需要满足以下三点原则：

l 满足并充分体现国家标准和相关法律法规的要求；

l 从管理体系的整体出发，层次分明，相辅相成，协调统一；

l 上下层次文件要相互衔接，质量手册要求原则，程序文件规定具体，作业指导书技术性、实际操作性强。

除了以上3大原则外，还有几点要求同样需要我们注意：

1.先进性和经济性：

目前我国的机动车检测站普遍呈现规模小、基础薄弱的特点，所以在按要求编写体系文件时难免会担心后续无法有效施行，所以在编制文件时不仅要遵守认可准则的要求，严格控制各项质量活动，还要充分考虑检测站的管理运行成本，体系文件的实际运作既要符合要求，也要具备较高的实用性和可操作性，尽可能降低运行成本。

2.系统性和一致性：

体系文件呈金字塔结构，而质量手册是居于金字塔顶端的纲领性文件，其它文件不能与它有不相符或者矛盾的地方，只能是它的具体化和细致化，在文本的表现形式上也应采用统一的格式，按照统一的规则进行编号。

3.符合性和权威性：

质量手册和程序文件的内容在编制时必须符合认可标准的要求，不能随意更改或删减质量要求；作业指导书的编制要有专业可靠的技术依据，内容要符合相关规定和标准的要求；体系文件要履行起草、审核、批准手续、由责任部门编号、印刷、发布，明确文件解释人等职责，确立并维护在检测站的权威地位。

质量手册是否应规定检测站所有人员的职责？

首先，检测站内对检测质量会造成直接影响的工作人员需要规定他们的岗位职责，如最高管理者、技术管理层组成人员、质量主管、授权签字人、监督员、内审员、对报告/证书提出意见和解释的人员、进行特殊类型的抽样和检测人员以及操作特殊类型设备的人员等。

其次，在检测站日常管理中，担负重要职责的部门主管和重要岗位的工作人员，如核验员、样品管理员、仪器设备管理员、受控文件管理员等，也需要规定其岗位职责。

除了上述人员以外，检测站其他职能或行政岗位人员，例如档案管理员、网络管理员、统计员、人事干事、司机、财务人员等不对检测质量造成直接影响的人员，可不在质量手册中描述。

如何编制质量职责分配表

质量职责分配表是用于表示各质量要素的相关职能在质量体系涉及部门或人员中的分配情况，涉及部门和人员包括最高管理者、技术管理层、质量主管、各职能科室和专业科室。有的检测站也把资料管理员、仪器（设备）管理员、内审员、授权签字人、监督员和检测人员也列入质量职责分配表。

在质量职能分配表中，通常用三种符号分别表示相关部门或人员在质量活动中的地位和作用，例如：“●”表示负责决策，“■”表示组织实施，“▲”表示参加活动。

举个栗子：

负责决策的是技术管理层（组织制定报告/证书格式，批准收回不合格报告/证书和批准对已发报告/证书的修订或补充）；

组织实施的是专业科室负责人（审核报告/证书格式，组织出具报告/证书）；

参加活动的是检测人员（依据原始记录出具报告/证书）、授权签字人（签发报告/证书）、业务部指定人员（发放报告/证书）以及文件档案管理员（保存原始记录和报告/证书副本以及与顾客签订的合同等记录）等等。

站内各岗位人员的授权是否必须在手册中体现

首先要明确体现报告/证书的授权签字人以及被授权的领域或范围（其手写签名字样可以另行备案），如果授权签字人可签发报告/证书的项目很多，又用专业名称来覆盖，可以不必逐一列举项目名称，只需注明专业领域或范围。

除此之外的其他授权行为发生对象和授权范围无强制规定要在手册中体现，而是采用授权书的形式来明确，这样一来即使人员发生变化也不需要修改体系文件。

检测站可以对各类授权人员的手签笔迹进行备案，有的检测站在新建体系时，为了使检测站全体员工，尤其是被授权的人员清楚其在体系中的地位，会将检测站所有授权情况以汇总表的形式放在质量手册附录中。

更新/修订手册和程序文件的情况

质量手册作为检测站质量管理方面纲领性的文件，更改不宜过于频繁，一般情况下，引起质量手册更新或修订的原因有：

l 《质量手册》所依据的标准、法规、规范发生变化；

l 检测站的组织结构和管理结构发生变化，质量管理的职能发生了转移；

l 由于外部环境的变化，对质量要素（过程）的要求随之发生了变化。

与质量手册相比，程序文件的更改则较为频繁，除了质量手册得到更新/修订，程序文件也要做相应更改以外，任何为提高检测工作质量或工作效率而对原有操作程序进行更新的，包括新增工作内容、改变工作要求、更改工作流程等都有可能导致程序文件的更改。

质量手册和程序文件在编制格式上的不同之处

灵活性不同

质量手册：《质量管理体系文件指南》4.4.1条指出：“本标准允许各类组织在将其质量管理体系形成文件时，在文件的结构、格式、内容或表述的方法方面的灵活性。”

程序文件：《质量管理体系文件指南》4.5.1条指出：“程序文件（硬拷贝或电子媒体）的结构和格式应当由组织通过文字内容、流程图、表格以及上述形成的组合，或组织所需要的任何其他适宜的方式作出规定。”

描述内容不同

质量手册：质量手册对质量要素（过程）进行原则性描述，可包括或引用支持性程序。

程序文件：根据GB/T19023的要求，程序文件应包括标题、目的、范围、职责和权限、活动的描述、记录、附录几方面的内容。

详细程度不同

质量手册：一个要素（过程）的控制可能涉及多项工作，每项工作程序都有自己的目的、适用范围、涉及到的相关部门或人员的职责，所以质量手册一般不对每个要素（过程）的目的、适用范围和职责进行描述。

程序文件：程序文件是围绕一项工作而展开的，需要对某些问题作出具体的解释或说明并提出质量标准要求，因此每个程序文件都需要对目的、范围、职责进行描述。

性质不同

质量手册：质量手册是适用于检测站内部的一部纲领性文件，从篇章结构上看是一部完整的书，有前言、概述、引用文件、术语和定义、主体、索引，有的手册还有后记，分章节、附录。

程序文件：程序文件之间是靠相互引用来发生联系，每个程序文件相对独立，内容单一，只针对检测站的某一项工作。如果把所有程序文件编在一起，可以称之为“程序文件汇编”。